Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Heredes – Kuolinpesäpalvelu (Y-tunnus täydennetään ennen launchia). Yhteyttä tietosuoja-asioissa voi ottaa sähköpostitse osoitteeseen, joka julkaistaan ennen palvelun avautumista kuluttajille.

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Tietosuojavastaavaa ei toistaiseksi ole nimetty erikseen. Tietosuojaan liittyvät pyynnöt ohjautuvat suoraan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Käsiteltävät tietoryhmät

Käsittelemme palvelun toimittamisen edellyttämiä henkilötietoja seuraavissa pääryhmissä:

• Tunnistetiedot — nimi, henkilötunnus, syntymäaika. Henkilötunnus tallennetaan salatussa muodossa.
• Yhteystiedot — osoite, sähköposti, puhelinnumero.
• Perukirja-relevantit tiedot — kuolinpäivä, viimeinen kotipaikka, siviilisääty, perheen rakenne, omaisuus- ja velkatiedot, testamentti- ja avioehto-tiedot.
• Asiakirjat — asiakkaan lataamat dokumentit (virkatodistukset, pankin saldotodistukset, testamentit, ym.).
• Käyttölokit — kirjautumiset, näytetyt sivut, lähetetyt viestit. Käytetään palvelun toimittamiseen ja tietoturvalliseen ylläpitoon.
• Tekniset tiedot — IP-osoite, selaintunnistetiedot. Käytetään roskapostin estoon ja istuntojen hallintaan.

Käsittelyn oikeusperusteet

• Sopimuksen täyttäminen (GDPR Art. 6.1.b) — tilauksen tehneen asiakkaan tietojen käsittely.
• Lakisääteinen velvoite (GDPR Art. 6.1.c) — muiden pesän osakkaiden ja perillisten tietojen käsittely (ks. oma osio alla); kirjanpitolain mukaisten tositteiden säilytys; KSL 6 luvun mukaiset sopimustiedot.
• Rekisteröidyn suostumus (GDPR Art. 6.1.a) — yhteydenotto­lomakkeen kautta lähetetyt markkinointi-tiedustelut.

Perillisten tietojen käsittelyperuste

Käsittelemme kuolinpesän muiden osakkaiden ja perillisten tietoja (nimet, henkilötunnukset, osoitteet) lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi (GDPR Art. 6.1.c). Perintökaari (40/1965) 20 luku edellyttää että perukirjaan merkitään kaikki kuolinpesän osakkaat ja heidän tietonsa.

Tämä tarkoittaa että:

• Sopimus Kuolinpesäpalvelun kanssa on tilaajan (yleensä yhden osakkaan) ja Kuolinpesäpalvelun välillä.
• Muiden osakkaiden tietojen käsittely ei perustu sopimukseen tai suostumukseen, vaan lakisääteiseen velvoitteeseen.
• Kuolinpesäpalvelu informoi muita osakkaita tietojen käsittelystä GDPR Art. 14 mukaisesti, kun heidät kontaktoidaan ensimmäisen kerran (esim. perunkirjoituskutsun yhteydessä).

Tietojen vastaanottajat

Tietoja siirretään käsiteltäväksi seuraaville luotetuille kumppaneille ja viranomaisille:

• Tekninen alusta — Supabase (EU-pohjainen, eu-north-1) ja Vercel (EU-edge-alueet). Tietoja säilytetään Euroopan unionin alueella.
• Sähköposti­palvelu — Resend (asiakas­viestintä ja tilausvahvistukset).
• Viranomaiset — DVV (sukuselvitys, vainajan virkatodistukset kun asiakas valtuuttaa), Verohallinto (perukirjan toimitus), Maanmittauslaitos (lainhuuto­todistukset kun asiakas valtuuttaa).
• Ulkopuolinen lakimies — riskitapauksissa, vain asiakkaan eksplisiittisellä suostumuksella.

Mitä tietoja keräämme yhteydenottolomakkeella?

Yhteydenottolomakkeen kautta keräämme antamasi nimen, puhelinnumeron, sähköpostiosoitteen, viestin sisällön ja valinnaisen tilannekuvauksen. Lisäksi tallennamme yhteydenoton ajankohdan, IP-osoitteen ja selaimen tunnistetiedot roskapostisuojaa varten.

Mihin tietoja käytetään?

Tietoja käytetään ainoastaan sinuun yhteydenottoa varten. Annamme sinulle palveluarvion ja sovimme jatkosta. Emme luovuta tietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin emmekä lähetä uutiskirjeitä ilman erillistä suostumustasi.

Säilytysajat

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen palvelun toimittamiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Pääsääntöiset säilytysajat:

• Perukirja ja sen liitteet — 10 vuotta perukirjoituspäivästä. Peruste: Perintökaaren mukainen velvoite ja Verohallinnon tarkastusoikeus.
• Sähköiset tositteet (laskut, kuitit, sopimustiedot) — 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Peruste: Kirjanpitolaki ja kuluttajansuojalain mukaiset säädökset.
• KSL 6 luvun mukaiset sopimustiedot — 12 kuukautta sopimuksen päättymisestä. Peruste: Kuluttajansuojalaki 6 luku.
• Yhteydenottolomakkeen tiedot — niin kauan kuin asian käsittely edellyttää. Voit milloin tahansa pyytää tietojesi poistamista.
• Viranomaisrajapintojen audit-jälki — 5 vuotta. Peruste: Verohallinnon ja DVV:n vaatima todentamis-velvoite (varsinainen henkilötieto poistetaan pyynnöstä; auditin envelope säilyy).

Oikeutesi

Sinulla on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet tietojesi käsittelyyn:

• Oikeus saada pääsy tietoihisi (GDPR Art. 15) — voit pyytää kopion sinusta tallennetuista tiedoista. Tilauksen jälkeen tämä pyyntö hoituu portaalin tietosuoja-sivulta yhdellä klikkauksella.
• Oikeus tietojen korjaamiseen (GDPR Art. 16) — voit pyytää meitä korjaamaan virheelliset tai puutteelliset tiedot. Suurin osa tiedoista on muokattavissa suoraan portaalissa.
• Oikeus tietojen poistamiseen (GDPR Art. 17) — voit pyytää tietojesi poistoa. Joitakin tietoja olemme kuitenkin lakisääteisesti velvoitettuja säilyttämään määräajan (esim. perukirja 10 vuotta). Vahvistamme sinulle mitä poistettiin ja mitä lakisääteisten velvoitteiden vuoksi säilytetään. Tilauksen jälkeen pyyntö tehdään portaalin tietosuoja-sivulta.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (GDPR Art. 18).
• Oikeus siirtää tiedot (GDPR Art. 20) — saat tietosi koneellisesti luettavassa muodossa.
• Oikeus vastustaa käsittelyä (GDPR Art. 21).

Tilauksen tehnyt asiakas pääsee Art 15 ja Art 17 -toimintoihin suoraan portaalin tietosuoja-sivulta. Muut pyynnöt sähköpostitse; vastaamme 14 päivän kuluessa (GDPR Art. 12).

Valitusoikeus tietosuojavaltuutetun toimistoon

Jos koet että henkilötietojesi käsittelyssä on rikkomus, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon (tietosuoja.fi). Toivomme kuitenkin että otat ensin yhteyttä meihin niin pyrimme ratkaisemaan asian.